Quale strumento scegliere
Non ti serve "il migliore in assoluto", ti serve quello che hai già a portata di mano per il tuo caso.
Vuoi solo una bozza veloce, senza account e senza pensare ai limiti? Vai su Microsoft Copilot (copilot.microsoft.com). Sotto il cofano usa gli stessi modelli GPT di ChatGPT ed è gratuito senza tetto giornaliero in Italia. È la scelta migliore se ti servono risposte saltuarie e non vuoi pagare.
Scrivi tante email e vuoi la massima cura della lingua italiana formale? Scegli Claude (claude.ai). Sulle sfumature dell'italiano (grammatica complessa, espressioni idiomatiche, registri formali) tende a essere un po' più preciso.
Vivi dentro Gmail per lavoro? Usa Gemini. L'integrazione che scrive direttamente nella casella richiede però il piano a pagamento Google One AI Premium. La versione gratuita del chatbot Gemini scrive la bozza che poi incolli tu.
Hai già un account ChatGPT? Tienilo. Il piano gratuito include GPT-5 con un tetto di circa 40 messaggi ogni 3 ore: per qualche email al giorno avanza.
Per la maggior parte delle persone Copilot gratis risolve tutto. Le procedure qui sotto valgono per ognuno di questi: cambia solo il sito dove incolli il prompt (l'istruzione che dai all'AI).
Come si fa
L'errore che fa perdere tempo è chiedere "scrivimi una email di sollecito" e fermarsi lì: ottieni un testo generico pieno di vuoti da riempire. La differenza la fanno i dettagli concreti che dai all'AI.
- Apri il sito dello strumento scelto. Da browser o da app cambia poco: trovi una barra di testo dove scrivere.
- Raccogli prima i quattro dati che servono sempre: a chi scrivi (nome e ruolo), cosa chiedi o solleciti, quando era previsto, che tono vuoi (cordiale, neutro, fermo).
- Incolla il prompt qui sotto compilato con i tuoi dati.
- Leggi la bozza. Se ti convince all'80%, correggi a mano gli ultimi dettagli. Se no, chiedi una revisione (passo 6).
- Controlla a mano nomi, date, cifre e importi: l'AI può sbagliarli.
- Per aggiustare, rispondi nella stessa chat: "Più breve", "Più formale", "Aggiungi che è il secondo sollecito".
La sintassi operativa per una richiesta (qualcosa che chiedi per la prima volta):
Scrivi una email professionale in italiano.
Mittente: Marco Rossi, ufficio acquisti.
Destinatario: il responsabile commerciale del fornitore Beta Srl.
Obiettivo: chiedere un preventivo aggiornato per 200 sedie da ufficio modello X.
Informazioni utili: ci serve entro il 30 giugno per chiudere il budget del trimestre.
Tono: cortese e professionale, diretto, senza giri di parole.
Lunghezza: massima 120 parole. Includi oggetto dell'email.
Non inventare dati che non ti ho fornito: se manca un'informazione, lascia uno spazio segnalato tra parentesi.
La sintassi operativa per un sollecito (qualcosa di già richiesto e rimasto senza risposta):
Scrivi una email di sollecito in italiano.
Mittente: Marco Rossi.
Destinatario: il responsabile amministrativo del cliente Gamma Spa.
Situazione: ho inviato la fattura n. 145 il 3 maggio, scadenza di pagamento 2 giugno, oggi non risulta ancora saldata.
È il primo sollecito.
Tono: cortese ma fermo, professionale, senza essere aggressivo. Voglio mantenere un buon rapporto col cliente.
Lunghezza: massima 100 parole. Includi oggetto dell'email.
Chiudi con la richiesta di confermare una data di pagamento.
Non inventare importi o date che non ti ho fornito.
Quel "non inventare dati" alla fine è la riga che ti salva: senza, l'AI riempie i buchi con numeri di fantasia.
Esempio concreto
Situazione vera: hai prestato 80 euro a un collega un mese fa, lui non ne ha più parlato e ti imbarazza scrivergli. Apri Copilot e incolli:
Scrivi un messaggio email breve e informale in italiano per un collega.
Un mese fa gli ho prestato 80 euro, non me li ha ancora restituiti e non ne ha più fatto cenno.
Voglio ricordarglielo senza creare imbarazzo, con tono leggero e amichevole.
Massimo 60 parole.
Il risultato è una email che apre con una battuta sul tempo che vola, ricorda il prestito come una dimenticanza reciproca e chiude con un "fammi sapere quando ti è comodo". Tu cambi il nome, controlli che la cifra sia giusta e invii. Il problema che ti bloccava da settimane è chiuso in due minuti, senza la frase imbarazzante che avresti riscritto dieci volte.
Quando NON funziona (e come rimediare)
Se l'AI inventa i numeri
Capita: importi, date di fattura, nomi storpiati. La via d'uscita: aggiungi sempre nel prompt la riga "non inventare dati che non ti ho fornito", e rileggi a mano cifre e date prima di inviare. Non fidarti al volo dei numeri scritti dall'AI.
Se il tono suona finto o troppo "americano"
Le bozze generiche infilano formule pompose ("Spero che questa email la trovi bene") che in italiano suonano posticce. Rispondi nella chat: "Riscrivi senza formule di cortesia americane, vai dritto al punto come scriverebbe un italiano". In alternativa passa la bozza a Claude, che gestisce meglio il registro formale italiano.
Se hai finito i messaggi gratuiti
Su ChatGPT free, quando esaurisci la quota ricadi sul modello base. Non bloccarti: alterna ChatGPT, Copilot, Claude e Gemini durante la giornata. Per le email Copilot non ti pone limiti pratici, quindi tienilo come riserva.
Se l'AI ti dà un testo lunghissimo
Email di sollecito di 300 parole = nessuno la legge. Indica sempre un tetto ("massimo 100 parole") già nel prompt. Se l'ha ignorato, rispondi "Dimezzala, tieni solo l'essenziale".
Un consiglio da chi lo usa davvero
Crea un tuo prompt-base e salvalo nelle note del telefono. La prima volta lo costruisci con calma, poi ogni email di sollecito diventa "incolla, cambia tre dati, invia". Il valore non è la singola email scritta bene: è non ripartire mai da zero. E una regola fissa: l'AI scrive la bozza, la rilettura finale è sempre tua.
Domande frequenti
Devo pagare per scrivere email con l'AI?
No. Per scrivere qualche email al giorno la versione gratuita di Copilot, ChatGPT, Claude o Gemini basta. Il piano a pagamento ha senso solo se usi l'AI in modo intensivo ogni giorno per lavoro.
Posso far scrivere direttamente dentro Gmail o Outlook senza copiare e incollare?
Sì, ma è una funzione a pagamento. In Gmail serve Google One AI Premium per avere Gemini che compone nella casella. In Outlook la scrittura assistita di Copilot è riservata ai piani a pagamento di Microsoft 365, non al gratuito. Finché non paghi, il metodo gratuito è scrivere la bozza nel chatbot e incollarla: pochi secondi in più, costo zero.
L'AI in italiano scrive bene come in inglese?
Sì. Questi strumenti gestiscono l'italiano con qualità paragonabile all'inglese. Scrivi il prompt direttamente in italiano: l'assistente riconosce la lingua e mantiene il registro che gli chiedi.
Qual è lo strumento più comodo per chi scrive solo ogni tanto?
Copilot gratis. Non ha il fastidio dei limiti giornalieri, in Italia funziona senza account obbligatorio e usa gli stessi modelli GPT che trovi a pagamento altrove. Per uso saltuario è la via più sgombra.
Ma se uso l'AI, il destinatario capirà che la email non l'ho scritta io?
È il timore più comune, ed è infondato se fai una cosa: personalizzare. Una bozza incollata tale e quale suona generica e si nota. Una bozza dove cambi l'apertura, aggiungi un dettaglio che solo tu e il destinatario conoscete e tagli le formule artificiali diventa indistinguibile da una scritta a mano — perché di fatto l'hai scritta tu, partendo da una base. L'AI ti fa risparmiare il foglio bianco, non la testa.