Quale strumento scegliere
Per istruzioni d'uso di un programma quasi ogni assistente AI va bene, ma due dettagli cambiano la qualità della risposta.
- Se il programma è diffuso (un foglio di calcolo, un browser, un editor di testo noto), basta descriverlo a parole: l'AI conosce i menu e ti guida.
- Se il programma è di nicchia, aziendale o molto recente, l'AI potrebbe non conoscerlo bene. Lì lo screenshot è quasi obbligatorio: l'AI legge i pulsanti che vede e non deve indovinarli.
Per chi non è pratico la combinazione vincente è sempre la stessa: descrivi a parole l'obiettivo, e allega l'immagine della schermata dove ti sei fermato. La parola dice cosa vuoi, l'immagine dice dove sei.
Come si fa
Su Windows o Mac il metodo è lo stesso, cambia solo come fai lo screenshot.
- Stabilisci con una frase cosa vuoi ottenere: "voglio salvare questo documento in PDF", "voglio cancellare la cronologia", non "non riesco a usarlo".
- Indica all'AI il programma e il tuo sistema: "uso [nome programma] su Windows" oppure "su Mac". Lo stesso programma ha menu diversi sui due sistemi.
- Se sei bloccato in una schermata, fai uno screenshot. Su Windows con lo strumento di cattura o il tasto Stamp; su Mac con la combinazione di tasti per la cattura schermo. Caricalo nell'AI.
- Chiedi istruzioni numerate e tarate sul tuo livello. La sintassi operativa:
Non sono pratico di computer. Uso [nome del programma] su [Windows o Mac].
Voglio [cosa vuoi ottenere]. Dammi le istruzioni passo per passo,
numerate, dicendomi a ogni passo dove cliccare e cosa vedrò dopo.
Se sbaglio un passo, dimmi come me ne accorgo.
- Se hai caricato lo screenshot, aggiungi: "questa è la schermata in cui sono adesso, dimmi cosa cliccare da qui".
- Riscontro: segui i passi uno alla volta. Se a un certo punto non trovi il pulsante che l'AI cita, fermati lì, fai un nuovo screenshot di quel momento e rimandalo: "sono al passo 3 ma non vedo il pulsante che dici, ecco la mia schermata".
Esempio concreto
Antonio deve inviare a un cliente un documento del suo gestionale in PDF, ma il programma è poco noto e non c'è la voce "Salva come PDF" dove se l'aspetta. Fa uno screenshot della barra dei menu e lo carica chiedendo come ottenere un PDF da quella schermata.
L'AI guarda l'immagine e gli risponde: in quel gestionale il PDF si ottiene dal menu Stampa, scegliendo come stampante "Microsoft Print to PDF" invece di una stampante vera. Gli scrive i tre passi: apri Stampa, nella tendina delle stampanti scegli quella che dice PDF, clicca Stampa e scegli dove salvare il file. Antonio segue, ottiene il PDF, lo invia. Non avrebbe mai cercato il PDF dentro al menu Stampa.
Quando NON funziona (e come rimediare)
Se l'AI ti dice di cliccare un pulsante che non esiste
Vuol dire che sta indovinando il programma invece di conoscerlo, oppure la tua versione è diversa. Manda subito uno screenshot della schermata reale: "il pulsante che dici non c'è, questa è la mia schermata vera, dimmi cosa vedi e dove andare". L'immagine la riporta sui menu che hai davvero, non su quelli che immagina.
Se le istruzioni sono per un sistema operativo diverso dal tuo
Capita se non hai detto se sei su Windows o Mac. I menu, i nomi e le scorciatoie cambiano. Ripeti la domanda specificando il tuo sistema: "ho un Mac, riscrivi i passi per Mac". È il dettaglio che l'AI dimentica più spesso se non lo ribadisci.
Se il programma è aziendale o fatto su misura
L'AI non lo conosce e non può inventarsi i suoi menu. Qui lo screenshot non è un'opzione ma l'unica via: l'AI ragiona solo su ciò che vede nell'immagine. Se neanche così basta, chiedile di spiegarti il concetto generale ("in quasi tutti i gestionali la fatturazione sta sotto un menu chiamato così") così sai dove cercare a mano.
Se segui i passi ma il risultato è diverso da quello atteso
Fermati e descrivi cosa è successo davvero: "ho fatto i tre passi ma è apparsa questa finestra invece del salvataggio". Allega lo screenshot del risultato inatteso. Correggere un percorso a metà è più rapido che ricominciare da capo.
Un consiglio da chi lo usa davvero
Chiedi sempre all'AI di dirti, a ogni passo, cosa dovresti vedere dopo aver cliccato. La differenza tra "clicca Salva" e "clicca Salva: si aprirà una finestra che chiede dove mettere il file" è enorme per chi non è pratico. Quel "cosa vedrò dopo" è la rete di sicurezza: se non vedi ciò che l'AI ha previsto, sai subito di aver sbagliato strada e non vai avanti alla cieca.
Domande frequenti
Posso farmi spiegare anche le scorciatoie da tastiera?
Sì, e per chi usa spesso lo stesso programma è il modo più rapido per velocizzare. Chiedi "dammi le cinque scorciatoie da tastiera più utili di [programma] su [Windows o Mac], con cosa fanno". Specificare il sistema è importante: le combinazioni di tasti sono diverse tra Windows e Mac.
Le istruzioni dell'AI sono aggiornate all'ultima versione del programma?
Non sempre. I programmi cambiano i menu a ogni aggiornamento e l'AI può conoscere una versione precedente. Per questo lo screenshot è la garanzia: con l'immagine della tua schermata reale, l'AI ti guida sulla versione che hai davvero, non su quella che ricorda.
Posso chiedere all'AI di creare un manuale da dare ai miei colleghi?
Sì, ed è uno degli usi più pratici in ufficio. Le descrivi la procedura completa e chiedi "trasformala in un manuale numerato e chiaro che possa dare a un collega nuovo, con un titolo per ogni sezione". Rileggi sempre il risultato confrontandolo con il programma vero prima di distribuirlo: l'AI potrebbe aver semplificato un passaggio.
Non è più veloce cercare un video tutorial su internet?
A volte sì, ma il video ha un limite che l'AI non ha: non risponde alle tue domande. Il video mostra il percorso giusto in astratto; quando ti blocchi a metà nessuno ti aiuta. L'AI invece guarda la tua schermata bloccata e ti dice cosa fare proprio da lì. Il video è una lezione, l'AI è un assistente che hai accanto: per i problemi veri il secondo vince.