Quale strumento scegliere
Tre situazioni, tre scelte.
Scrivi una lettera ogni tanto e parti da zero. Usa ChatGPT nella versione gratuita: cerca sul web, legge i file che carichi, e per una lettera è più che sufficiente. Il piano gratuito ti dà un certo numero di messaggi al giorno con il modello più capace; superata la soglia, passa a un modello più leggero fino al reset (di solito poche ore). I numeri esatti cambiano spesso, ma per scrivere e rifinire un reclamo non li sfiori.
Hai già la lettera in Google Documenti e vuoi solo migliorarla. Potresti restare dentro Documenti con Gemini, ma c'è un limite concreto: la scrittura assistita da Gemini in Documenti richiede un piano Google a pagamento (o l'iscrizione ai programmi di test), al momento gira solo da computer e spesso solo in inglese. Tradotto: se non paghi e scrivi in italiano, probabilmente quella funzione non la vedi. In quel caso copia il testo in ChatGPT, fallo rivedere lì e reincollalo nel documento.
Usi già Microsoft Word o Outlook. Copilot è integrato, ma per scrivere una singola lettera vale lo stesso ragionamento di ChatGPT: la chat gratuita è la via più rapida e senza vincoli di interfaccia.
Per la maggior parte di chi legge, la risposta è ChatGPT gratis: niente abbonamento e italiano nativo.
Come si fa
Il principio è uno: l'AI scrive bene quanto sono precise le informazioni che le dai. Da un prompt generico esce una lettera generica.
Da browser o da app il percorso non cambia:
- Vai su chatgpt.com (o apri l'app). Puoi usarlo anche senza registrarti, ma con un account gratuito conservi lo storico delle chat.
- Apri una nuova conversazione.
- Incolla il prompt qui sotto, scegliendo la versione reclamo o scuse, e sostituisci i dati dell'esempio con i tuoi.
- Leggi la bozza e controlla i fatti (date, importi, numeri d'ordine): l'AI non li conosce, se non glieli dai li riempie come può.
- Chiedi le rifiniture nello stesso thread.
Il prompt per un reclamo:
Scrivi una lettera di reclamo formale in italiano.
Chi scrive: Mario Rossi, cliente.
Destinatario: servizio clienti di (nome azienda).
Cosa è successo: ho ordinato un forno (ordine n. 12345, pagato 320 € il 3 maggio) consegnato il 10 maggio con lo sportello in vetro crepato.
Cosa ho già fatto: ho scritto un'email il 12 maggio, nessuna risposta in 10 giorni.
Cosa voglio: sostituzione del prodotto entro 14 giorni oppure rimborso completo.
Tono: fermo ma educato, niente minacce.
Lunghezza: massimo 200 parole.
Chiudi citando il diritto di recesso e la garanzia legale di conformità, senza inventare numeri di legge.
Il prompt per una lettera di scuse:
Scrivi una lettera di scuse personale in italiano.
Chi scrive: Mario, a un collega.
A chi: Laura, una collega.
Cosa è successo: durante la riunione di lunedì l'ho interrotta più volte e ho liquidato la sua proposta con sarcasmo davanti al team.
Cosa voglio comunicare: mi assumo la responsabilità, riconosco che la sua idea era valida, voglio rimediare proponendole di ripresentarla insieme.
Tono: sincero, diretto, senza scuse difensive del tipo "ma ero stressato".
Lunghezza: massimo 150 parole.
Non usare frasi fatte come "mi scuso se ti sei sentita offesa".
Se la bozza suona ancora robotica o troppo lunga, non riscriverla a mano. Scrivi nello stesso thread una di queste richieste:
- "Rendila più breve, massimo 120 parole."
- "Tono più fermo, sto perdendo la pazienza ma resto educato."
- "Più calda e meno formale, è una persona che conosco bene."
- "Aggiungi una scadenza precisa: voglio risposta entro 7 giorni."
L'AI ti dà una nuova versione tenendo conto del contesto già fornito.
Esempio concreto
Giulia aveva prenotato un hotel a Rimini, pagato 480 € in anticipo, e all'arrivo si è vista assegnare una camera diversa: senza vista mare e più piccola. Alla reception le hanno detto "è tutto pieno". Voleva un reclamo scritto per ottenere un rimborso parziale, ma di getto le usciva solo una mail arrabbiata e confusa.
Ha aperto ChatGPT e incollato il prompt del reclamo, inserendo: nome struttura, date di prenotazione e soggiorno, importo, categoria prenotata e categoria ricevuta, la frase detta alla reception, e la richiesta di un rimborso del 40% per il declassamento. Tono fermo, massimo 180 parole.
La prima bozza era buona ma debole nella chiusura. Giulia ha scritto: "Aggiungi che ho le foto della camera e la conferma di prenotazione come prove, e fissa la risposta entro 10 giorni." La seconda versione conteneva un paragrafo finale che elencava le prove e una scadenza precisa.
Ha incollato il testo in una mail, allegato le foto, inviato. L'hotel ha risposto in cinque giorni offrendo 150 €. Meno di un quarto d'ora alla scrivania, contro la mezza giornata di tentativi falliti.
Quando NON funziona (e come rimediare)
Se l'AI inventa fatti, date o leggi
È il rischio numero uno. L'AI non sa cosa ti è successo: se non glielo scrivi, riempie con dettagli plausibili ma falsi, comprese citazioni di articoli di legge inesistenti. Rimedio: rileggi la bozza riga per riga e cancella ogni numero che non hai fornito tu. Nel prompt scrivi sempre "non inventare riferimenti normativi". Se ti serve citare una norma reale (come la garanzia legale di conformità di 2 anni del Codice del Consumo), verificala su una fonte ufficiale prima di inserirla.
Se la lettera suona finta o stucchevole
Capita con le scuse: escono frasi di plastica tipo "mi scuso se ti sei sentito offeso", che spostano la colpa sull'altro. Rimedio: nel prompt vieta le scuse condizionali e chiedi assunzione diretta di responsabilità. Poi rileggi ad alta voce: se non lo diresti mai così a voce, fattela riscrivere più semplice.
Se la versione gratuita rallenta o ti blocca
Quando superi la soglia, ChatGPT non si spegne: passa a un modello più veloce ma meno capace fino al reset. Per una lettera la differenza è minima. Se noti cali di qualità, aspetta il reset oppure sposta lo stesso prompt su Gemini (gemini.google.com) o Copilot: i prompt che ti ho dato funzionano identici su tutti.
Se devi scrivere in un'altra lingua
ChatGPT scrive bene reclami e scuse in inglese, francese, spagnolo, tedesco e nelle altre lingue principali. Aggiungi al prompt "scrivi in inglese". Per lingue rare o per testi a valore legale in lingua straniera, fai rivedere il risultato a un madrelingua.
Un consiglio da chi lo usa davvero
Non chiedere una sola versione. Dopo la prima bozza, scrivi: "Dammi tre varianti: una diplomatica, una neutra, una decisa." In pochi secondi hai tre registri davanti e scegli in base a chi leggerà. Per un fornitore con cui vuoi continuare a lavorare userai la diplomatica; per un'azienda che ti ignora da settimane, la decisa. Così l'AI smette di essere "lo scrittore al posto tuo" e diventa il consigliere che ti mostra le opzioni.
Domande frequenti
Posso usare l'AI per una lettera che ha valore legale?
Per la bozza sì, per il valore legale no da sola. L'AI ti dà struttura e tono, ma una diffida o una raccomandata con effetti legali va controllata da chi conosce il tuo caso. Usala per non partire dal foglio bianco, poi verifica fatti e riferimenti normativi su fonti ufficiali o con un professionista.
L'AI conosce i miei diritti di consumatore?
Ha nozioni generali, ma non fidarti dei numeri di legge che produce: tendono a essere imprecisi o inventati. Scrivi tu nel prompt il diritto che vuoi richiamare, oppure chiedi all'AI di descrivere il principio ("ho diritto alla sostituzione del prodotto difettoso") senza citare articoli specifici.
Devo dare i miei dati personali all'AI?
Inserisci solo ciò che serve alla lettera ed evita i dati molto sensibili: i contenuti delle chat possono essere letti da una persona durante i controlli di qualità. Una via sicura: scrivi la lettera con un nome di comodo e inserisci i dati reali a mano dopo, quando copi il testo nella mail.
Si capisce che la lettera l'ha scritta un'AI?
Si capisce solo se la lasci com'è. Le bozze grezze hanno tic riconoscibili: frasi pompose, chiusure tutte uguali, elenchi inutili. Bastano due mosse per renderle tue: taglia gli aggettivi di troppo e riscrivi a mano la prima frase, quella che dà il tono. Una lettera che parte da un tuo attacco personale e prosegue con il corpo strutturato dall'AI è indistinguibile da una scritta interamente a mano, e ti è costata un decimo del tempo.