Come usare questi prompt

La parte più preziosa non è il verbale, sono le azioni: chi fa cosa entro quando. Un verbale senza responsabili e scadenze è un riassunto che nessuno riapre. Tutti i prompt sotto estraggono per prima cosa quelle, poi il resto.

Due cautele. Se incolli appunti presi in fretta, l'AI può attribuire un compito alla persona sbagliata: rileggi sempre la colonna dei responsabili prima di mandare il verbale. E se registri l'audio per farlo trascrivere, avvisa i presenti: registrare una conversazione senza dirlo è scorretto e in alcuni contesti vietato.

La libreria di prompt

Ordine del giorno che non sfora

Preparami l'ordine del giorno per una riunione su questo obiettivo.
Per ogni punto indica: il tempo massimo in minuti, chi lo introduce,
e la decisione attesa (non solo "discutere", ma cosa si deve decidere).
Metti in cima i punti che richiedono una decisione, in fondo gli
aggiornamenti. Totale entro la durata che ti do.

Obiettivo della riunione, partecipanti e durata:

Da appunti grezzi a verbale con azioni

Trasforma questi appunti di riunione in un verbale ordinato. Output in
tre blocchi: 1) Decisioni prese (elenco secco); 2) Azioni: una tabella
con colonne Cosa / Chi / Entro quando; 3) Punti aperti da riprendere.
Non inventare responsabili o scadenze: se un'azione non ha un nome o una
data, scrivi "da assegnare". Tono asciutto.

Appunti:

Email di follow-up subito dopo

Scrivi l'email di follow-up da mandare ai partecipanti dopo questa
riunione. Breve: una riga di ringraziamento, le decisioni in tre punti,
le azioni di ciascuno con la scadenza, e la data del prossimo
appuntamento se c'è. Riga oggetto inclusa. Niente convenevoli lunghi.

Appunti o verbale della riunione:

Promemoria mirato per chi non ha consegnato

Scrivi un promemoria breve e cortese per una persona che doveva svolgere
un'azione decisa in riunione e non l'ha ancora fatta. Ricorda l'azione e
la scadenza concordata, chiedi un aggiornamento, offri aiuto se serve.
Tono collaborativo, non da controllore. Massimo 80 parole.

Persona, azione concordata e scadenza:

Domande da preparare per una riunione importante

Sto per entrare in una riunione importante su questo tema. Preparami
le 6 domande più utili da fare: quelle che fanno emergere i nodi veri,
non le ovvietà. Per ognuna, una riga sul perché conviene chiederla.
Includi una domanda scomoda che gli altri probabilmente evitano.

Tema della riunione e mio obiettivo:

Esempio concreto

Giulia coordina un team di cinque persone e perde ogni lunedì mezz'ora a scrivere il verbale del riunione settimanale. Durante la riunione butta giù appunti telegrafici sul telefono: "budget ok — Marco manda preventivo — sito in ritardo, sentire fornitore — riparlarne giovedì".

A fine riunione incolla quelle righe nel prompt del verbale. L'AI restituisce: Decisioni ("budget approvato"); tabella Azioni ("Inviare preventivo / Marco / venerdì"; "Contattare fornitore sito / da assegnare / prima di giovedì"); Punti aperti ("ritardo sito"). Giulia vede subito che "contattare il fornitore" non ha un nome: lo assegna lei prima di salvare. Poi incolla lo stesso testo nel prompt di follow-up e in un minuto ha l'email pronta. La mezz'ora del lunedì diventa cinque minuti.

Quando NON funziona (e come rimediare)

Se attribuisce le azioni alla persona sbagliata

Con appunti telegrafici l'AI tira a indovinare chi fa cosa. Il rimedio è nel prompt stesso: l'istruzione "non inventare responsabili, scrivi 'da assegnare'" la blocca. Quello che resta da assegnare lo decidi tu, che eri in stanza.

Se il verbale è troppo lungo e nessuno lo legge

Se ti restituisce tre pagine, hai dato troppi appunti senza filtro. Aggiungi "massimo una pagina, taglia tutto ciò che non è decisione o azione". Il verbale serve a ricordare gli impegni, non a trascrivere la conversazione parola per parola.

Se la trascrizione audio è piena di errori

Le trascrizioni automatiche sbagliano nomi e termini tecnici. Prima di darla in pasto all'AI, fai un passaggio veloce a correggere i nomi propri e le sigle: su quelli si reggono le azioni e gli inviti. Cinque minuti di pulizia evitano un verbale che assegna compiti a un "Marco" che era "Marta".

Un consiglio da chi lo usa davvero

Scrivi gli appunti già pensando all'AI: una riga per decisione, una per azione con il nome attaccato. Non serve scrivere bene, serve scrivere chi-cosa-quando. Più i tuoi appunti sono strutturati così, meno l'AI deve indovinare e meno tu devi correggere. Il verbale perfetto nasce da appunti telegrafici ma ordinati, non da appunti belli.

Domande frequenti

Posso far trascrivere e riassumere una riunione mentre parla?

Sì, con gli strumenti che trascrivono in tempo reale, ma con due regole. Avvisa i presenti che stai registrando. E ricorda che la trascrizione è una bozza: nomi, cifre e termini tecnici vanno sempre verificati prima di trasformarli in azioni con responsabili.

Il verbale scritto dall'AI ha valore ufficiale?

No, è uno strumento di lavoro interno. Per i verbali che fanno fede (assemblee, consigli, atti con valore legale) servono forma e firme previste dalle vostre regole. Usa l'AI per la bozza e la velocità; la versione ufficiale la valida chi ha l'autorità per farlo.

Non rischio di delegare all'AI le decisioni della riunione?

L'AI non decide niente: estrae le decisioni che avete preso voi e le mette in ordine. Se il verbale contiene una scelta sbagliata, la scelta era sbagliata in riunione, non l'ha presa il modello. Lo strumento rende visibili gli impegni, ma la responsabilità di rispettarli resta delle persone con il nome accanto all'azione.